Riešenia pre sťahovanie kancelárie z pohľadu IT: Ako zabezpečiť plynulý prechod

Sťahovanie kancelárií je viac ako len presun niekoľkých stolov, stoličiek a krabíc s vecami. Najmä vo väčších spoločnostiach býva veľkou výzvou presun celej IT infraštruktúry a zabezpečenie prevádzky aj počas samotného procesu sťahovania. Úplne sa odpojiť od okolitého sveta môže mať pre firmu fatálne následky a preto si treba uvedomiť, že sťahovanie firmy je komplexný proces vyžadujúci si odborný prístup a dôsledné plánovanie.

Ak si kladiete otázku, čo môže byť stresujúcejšie ako sťahovanie bytov, tak my máme jasnú odpoveď. Omnoho náročnejšie je totiž sťahovanie firiem a rôznych komerčných prevádzok. Nielenže treba zabezpečiť presun rozmernej a citlivej techniky, ale aj IT infraštruktúry. Od routerov, cez switche až po servery či rôzne sieťové prvky a káble. Všetko toto nie je problém iba premiestniť, ale následne aj zapojiť a preto je nevyhnutný dohľad profesionála. Aby toho nebolo málo, sťahovanie kancelárií zahŕňa aj presun citlivých dát, pričom popri spomenutom treba často zachovať aj určitú mieru prevádzkyschopnosti.

Prinášame preto 5 konkrétnych tipov, s ktorými sťahovanie kancelárií a IT infraštruktúry prebehne omnoho hladšie a tiež s minimálnym rizikom vysokých finančných strát či prestojov.

Plánujte a informujte

Ak by ste ako prvý tip očakávali zázračne riešenie, ktoré plynulé presťahovanie IT zvládne za vás, asi vás sklameme. Či už si nájdete sťahovanie Bratislava alebo Košice, v prvom rade potrebujete plán. Zhodnotiť súčasný stav, vypracovať harmonogram a v neposlednom rade si ešte pred sťahovaním overiť pripravenosť nových priestorov. Skôr ako začnete s balením a premiestňovaním, musíte mať predstavu kadiaľ povedú káble, kde budú servery a kam všetku techniku pozapájate.

Zvlášť sa zamerajte aj na náklady presunu všetkých služieb a nezabudnite kontaktovať jednotlivých poskytovateľov o sťahovaní a potrebe prípadnej asistencie. Rovnako si všetko dohodnite aj v nových priestoroch, aby sa nestalo, že prvý týždeň po nasťahovaní budete napríklad bez internetového pripojenia.

Využite cloudové úložiská a zálohovanie naplno

Stále máte starý archív? Celé sťahovanie vám môže značne spomaliť a predražiť. Oplatí sa, ak čo najviac svojej agendy digitalizujete a na ukladanie dát či zálohovanie využijete cloudové úložiská. Hoci ani to nie je zadarmo, ide o investíciu do budúcnosti, ktorá sa vám oplatí nielen v súvislosti so sťahovaním. Výrazným bonusom je tiež možnosť spolupráce a vzdialeného prístupu prakticky odkiaľkoľvek, čo sa vám zíde aj počas prechodného obdobia, kým napríklad nebudú všetky oddelenia spoločnosti pod jednou strechou.

Nastavte si virtuálnu privátnu sieť (VPN)

Implementácia VPN umožní zamestnancom bezpečný prístup k firemným dátam a systémom aj mimo kancelárie. Toto riešenie je obzvlášť užitočné počas sťahovania, keď musia zamestnanci pracovať z domu, prípadne iného vzdialeného miesta. VPN zabezpečuje šifrované spojenie, čím chráni citlivé firemné údaje pred potenciálnymi hrozbami. Moderné VPN riešenia ponúkajú aj dodatočné funkcie ako multi-faktorovú autentifikáciu, čo ďalej zvyšuje bezpečnosť. Opäť aj toto riešenie odporúčame zabezpečiť dostatočne skoro pred začatím sťahovania, pár dní zďaleka nemusí stačiť.

Správa zariadení (MDM - Mobile Device Management)

Implementácia systému na správu mobilných zariadení vám umožní efektívne sledovať, spravovať a zabezpečovať všetky firemné zariadenia a ak ju nemáte zavedenú, tak práve pred sťahovaním kancelárií je ten najlepší čas. MDM systémy umožňujú vzdialenú inštaláciu softvéru, aktualizáciu bezpečnostných postupov a v prípade potreby aj blokovanie alebo vymazanie stratených zariadení. Minimalizujete tým riziko úniku dát a zároveň si zjednodušíte správu IT infraštruktúry počas prechodného obdobia.

To najdôležitejšie sťahujte ako posledné

O tom, že kľúčom k úspešnému a bezbolestnému sťahovaniu IT infraštruktúry je plán, niet pochýb. Okrem neho však treba zvoliť aj správnu stratégiu. Vo všeobecnosti sa odporúča tie najkritickejšie komponenty IT infraštruktúry sťahovať ako úplne posledné a v čo najväčšej miere zabezpečiť dostupnosť. Ako prvé sťahujte to menej dôležité a postupne prechádzajte ku komponentom, bez ktorých sa nezaobídete, aby ste minimalizovali prípadné prestoje.

Na záver len dodajme, že ani po samotnom presťahovaní celej IT infraštruktúry nemusíte mať vyhraté. V mnohých prípadoch je rekonfigurácia poriadnym orieškom, a preto nezabudnite na zabezpečenie post-migračnej podpory pripravenej riešiť rôzne menšie aj väčšie problémy.

Zdroj foto: Africa Studio / stock.adobe.com